Rindi Putra
Berikut adalah cara setting Email otomatis agar pindah ke folder sesuai keinginan. Dengan cara ini kita dapat mengatur inbox atau email masuk dari pengirim tertentu agar otomatis pindah ke folder yang telah kita buat dan tidak muncul di halaman inbox utama.
Semakin banyak layanan yang menyediakan konten secara rutin bahkan setiap hari. Setiap orang pun ditawari untuk menjadi yang pertama mendapatkan konten tersebut, dan salah satunya adalah dengan menjadikan pengunjung masuk kedalam daftar langganan.
Namun semakin banyak kita berlangganan maka akan semakin banyak konten yang harus Anda lihat, baik itu konten berupa video di youtube ataupun konten berupa tulisan dari sebuah website. Namun pertanyaannya, apakah Anda benar - benar membutuhkan itu semua didalam daftar inbox di email Anda?
Jangan - jangan banyak email yang lebih penting tenggelam karena terlalu banyaknya email - email yang hanya bersifat pemberitahuan?
Jenis - jenis Email
Berikut adalah beberapa jenis email yang umumnya setiap orang dapatkan dari berbagai sumber. Baik itu disadari atau tidak, diminta atau tidak, email - email tersebut selalu siap "menyergap" kita saat pertama kali kita login. Dan email apa saja yang sebaiknya di setting email otomatis?
Email SPAM
Email SPAM atau sejenisnya biasanya sudah otomatis dipindahkan dari halaman inbox Anda ke folder spam yang telah disediakan oleh sistem GMail. Maka dari itu kita tidak akan mengurusi email dengan jenis seperti ini karena sistem keamanan GMail pun sudah dapat menanganinya.
Namun jika ada email SPAM yang terlewat atau tidak terdeteksi ole sistem keamanan GMail, Anda tetap dapat mengaturnya dengan cara didalam artikel ini.
Email Notification
Umumnya email yang bersifat notifications (notifikasi) datang dari layanan - layanan transaksional dan sosial media seperti facebook, instagram, tokopedia, shopee, internet banking, dll.
Kebanyakan dari email tersebut hanya bersifat pemberitahuan dan menurut kami email seperti ini harus mendapat pengaturan khusus. Karena jika dibiarkan akan memenuhi halaman inbox dan menghalangi email - email yang lebih penting untuk dibuka atau direspond.
Email Subscriptions
Email - email subscriptions atau langganan juga hampir sama dengan email notifikasi atau pemberitahuan. Lebih luas lagi, email - email seperti ini bisa berisi berupa promosi dan hal - hal lain yang kurang penting. Apalagi jika Anda terkadang 'terpaksa' mendaftar untuk membuka sebuah website.
Kecuali untuk konten - konten baru yang memang kita tunggu - tunggu karya terbarunya. Kita bisa kecualikan.
Dengan cara dibawah ini Anda dapat memilih dan memilah email mana saja yang tidak terlalu penting dan email mana saja yang Anda selalu nanti - nantikan kehadirannya.
Cara Setting Email Otomatis Pindah ke Folder Sesuai Keinginan
Berikut adalah tutorial atau langkah - langkah untuk setting email otomatis pindah ke folder yang telah kita buat sesuai keinginan (kebutuhan).
- Buka & Login ke akun GMail
- Buka salah satu email yang Anda ingin kelompokan kedalam satu tempat (folder)
- Copy atau catat alamat email pengirim
- Buka bagian >Settings
- buka tab >Filters and Blocked Addresses
- Cari dan pilih >Create new filter. jendela pop-up akan muncul
- Masukan alamat email yang telah di copy atau dicatat diatas
- Klik tombol >Create filter. Jendela pengaturan filter akan muncul
- Beri Ceklist (centang) pilihan >Skip the inbox (archive it)
- Beri Ceklist (centang) pilihan >Apply the label kemudian pilih >New label
- Ketik atau masukan Nama Label (folder) yang ingin Anda buat. Bisa sesuai nama pengirim, nama perusahaan, atau nama apapun sesuai keinginan Anda agar mudah diidentifikasi. Kemudian klik >Create
- Beri Ceklist (centang) pilihan >Also apply filter to () matching conversations.
- kemudian klik tombol >Create filter
- Selesai! Silahkan cek halaman inbox Anda.
Jika semua email yang masuk dari alamat email tersebut telah berpindah ke folder yang baru, maka Anda berhasil mengikuti cara diatas.
Setelah pengaturan ini selesai maka setiap inbox dari alamat email tersebut akan otomatis dipindahkan ke folder yang telah kita tentukan.
Posisi Label akan berada dibagian kiri layar, tepatnya dibawah tab Inbox. Jika dalam tampilan smartphone berada bersamaan dengan menu utama. silahkan tekan tombol menu (kiri-atas) untuk memunculkan label yang telah dibuat.
Pengaturan Label
Di pengaturan GMail Anda dapat membuat lebih dari satu folder dan juga lebih dari satu pengaturan. Berarti Anda dapat leluasa untuk memberikan pengaturan bagi setiap email masuk yang Anda rasa perlu dikelompokan kedalam beberapa folder.
Pada setting email otomatis ini Anda dapat mengatur satu folder untuk beberapa alamat email. Jadi jika misalnya Anda membuat folder untuk setiap email dari facebook, maka Anda dapat mengatur semua alamat email yang digunakan facebook untuk otomatis mengisi satu folder yang sama.
Seperti yang kita ketahui perusahaan besar seperti facebook, twitter dan lainnya memiliki lebih dari satu alamat email yang digunakan. Dan pengaturan ini akan sangat bermanfaat untuk 'membersihkan' halaman inbox Anda dari email - email yang tidak terlalu penting.
Dan masih banyak lagi pengaturan khusus tentang setting filter dan folder di GMail, Anda bisa melakukan eksperimen - eksperimen kecil untuk mendapatkan pengaturan terbaik yang Anda butuhkan.
Kenapa harus Skip the inbox?
Pada langkah diatas Anda harus mengaktifkan pilihan "Skip the inbox (archive it)". Karena jika tidak diaktifkan setiap email yang telah masuk kedalam folder akan tetap muncul di halaman inbox utama, menjadikan pengaturan bersifat 'duplikat' bukan 'pindah (move)'.
Dengan mengaktifkan pengaturan ini, email - email yang telah masuk kedalam folder tidak akan muncul lagi di halaman utama inbox Anda. dan Anda akan lebih fokus kepada email - email yang lebih penting lainnya.
Kenapa harus apply filter to matching conversations
Pada langkah diatas juga Anda disarankan untuk mengaktifkan pilihan "Apply filter to matching conversations" Kenapa?.
Pengaturan ini memungkinkan sistem GMail untuk mencari email - email yang telah ada di inbox kita dari alamat email tersebut. Jadi pengaturan ini tidak hanya untuk email masuk yang baru, tetapi juga untuk email - email yang telah ada sebelum pengaturan ini dibuat.
Email - email lama tersebut kemudian akan diberi peraturan yang sama dan akan dipindahkan juga ke folder yang telah dibuat. Dengan begitu Anda juga akan semakin mudah mencari email - email tertentu didalam folder yang telah dibuat ini.
Semoga tulisan ini bermanfaat, jika Anda mempunyai pertanyaan mengenai cara setting email otomatis pindah ke folder ini silahkan simpan di kolom komentar seperti biasa. Tetaplah menjadi pengguna yang bijak! #beWiseUser!
Baca juga:
15 komentar
Sangat berguna dan work!
bagaimana ya caranya ?
Terima kasih
Terima Kasih